РЕГЛАМЕНТ
ГОСУДАРСТВЕННОГО
РЕЕСТРА
УНИКАЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ
АРХИВНЫХ
ФОНДОВ
Глава 1. Общие положения.
1. Регламент Государственного реестра уникальных документов архивных фондов (далее – Регламент) разработан в соответствии с Законом «Об архивном деле«, Законом «О вывозе и ввозе культурных ценностей», Законом «О формировании и содержании архивных фондов«, Постановлением «Об утверждении Положения о проведении экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей», Распоряжением архивной службы «Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда и организации работы по его созданию».
2. Настоящий Регламент определяет порядок формирования, ведения и использования. Государственного реестра уникальных документов архивных фондов (далее – Государственный реестр) – общенародного свода уникальных документов.
3. Государственный реестр ведется уполномоченным исполнительным органом в области архивного дела (далее – уполномоченный орган) на бумажном носителе и в электронном виде – в электронной базе «Государственный реестр уникальных документов архивных фондов» (далее – база данных) в целях централизованного государственного учета уникальных документов архивных фондов, обеспечения контроля за их сохранностью, государственной защиты, а также информирования пользователей.
4. Уникальными являются особо ценные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) авто–графичности для истории и культуры Государства.
5. Включению в Государственный реестр подлежат уникальные документы независимо от места их хранения и формы владения.
6. Включение уникальных документов в Государственный реестр осуществляется путем их регистрации в Государственном реестре в порядке, определенном настоящим Регламентом, после выявления, экспертизы ценности и описания документов.
Глава 2. Выявление и описание уникальных документов.
7. Уполномоченный орган организует работу по выявлению, экспертизе ценности и описанию уникальных документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр.
8. Непосредственную работу по выявлению и описанию уникальных документов ведут государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки и иные государственные, негосударственные организации – юридические лица, во владении, оперативном управлении которых находятся документы архивных фондов, а также физические лица – владельцы документов.
Юридические и физические лица, во владении, оперативном управлении которых находятся документы, подлежащие отнесению к уникальным, могут привлекать к экспертизе ценности, описанию уникальных документов государственные архивы, музеи, библиотеки на основе соглашений (договоров).
9. Выявление уникальных документов осуществляется целенаправленно, а также при проведении экспертизы документов, заявленных к вывозу с территории Государства в порядке, определенном Постановлении «Об утверждении Положения о проведении экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей».
10. Выявление и описание уникальных документов производится на основе методики и с учетом определения критериев их ценности, утвержденных уполномоченным органом в соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда и приложений к нему.
11. Комплексы уникальных документов описываются по документно в листе учета и описания уникального документа.
Глава 3. Экспертиза ценности уникальных документов.
12. Экспертиза ценности уникальных документов проводится в целях обоснования их включения в Государственный реестр в соответствии с критериями определения уникальных документов.
13. Экспертизу ценности осуществляют наиболее квалифицированные сотрудники государственных архивов, музеев, библиотек.
К проведению экспертизы могут привлекаться при необходимости специалисты в области истории, источниковедения, палеографии, этнографии и других научных дисциплин.
Экспертиза ценности уникальных документов проводится на безвозмездной основе.
14. При положительном результате экспертизы ценности составляется лист учета и описания уникальных документов.
При отрицательном результате составляется экспертное заключение, содержащее обоснованные выводы относительно нецелесообразности включения документов, прошедших экспертизу ценности, в Государственный реестр.
Листы учета и описания уникальных документов и экспертные заключения составляются на бумажном носителе и в электронном виде.
15. Листы учета и описания уникальных документов, экспертные заключения рассматриваются экспертными комиссиями государственных архивов, соответствующими совещательными органами музеев, библиотек, других организаций – юридических лиц и вместе с решениями совещательных органов представляются в уполномоченный орган.
16. Экспертные заключения и решения совещательных органов по результатам их рассмотрения представляются в уполномоченный орган в 1 экземпляре и хранятся постоянно.
Глава 4. Представление предложений о включении документов в Государственный реестр уникальных документов архивных фондов.
17. Предложения в уполномоченный орган о включении документов в Государственный реестр могут представлять:
а) государственные и муниципальные архивы – об уникальных документах архивных фондов независимо от места их хранения и формы владения;
б) государственные и муниципальные музеи и библиотеки – об уникальных документах архивных фондов, хранящихся в музеях и библиотеках;
в) другие организации – юридические и физические лица, хранящие документы архивных фондов, а также юридические и физические лица, хранящие документы, которые еще не отнесены к составу архивных фондов – об уникальных документах, находящихся на ведомственном хранении.
18. Предложения представляются ежегодно к 1 сентября текущего года в виде заполненных на бумажных носителях в 2–х экземплярах и в электронном виде листов учета и описания уникальных документов с приложением решений экспертных комиссий государственных архивов, совещательных органов государственных музеев, библиотек, других организаций – юридических лиц.
19. Юридические и физические лица – владельцы уникальных документов могут представлять свои предложения в уполномоченный орган в виде заявлений на бумажном носителе и в электронном виде в произвольной форме. В этом случае уполномоченный орган поручает проведение экспертизы ценности и подготовку предложений одному из государственных архивов с установлением срока исполнения задания.
20. Если результаты экспертизы ценности документов, заявленных в соответствии с действующим законодательством к вывозу с территории государства, дают основания для их отнесения к категории уникальных, документы включаются в Государственный реестр независимо от согласия лиц, ходатайствующих об их вывозе.
Глава 5. Включение документов в Государственный реестр уникальных документов архивных фондов.
21. Поступившие предложения рассматривает экспертно–проверочная комиссия уполномоченного органа (далее – ЭПК), которая принимает решение о включении документов в Государственный реестр.
Срок рассмотрения предложений – до 2 месяцев.
При необходимости осуществляется обращение к базе данных.
22. В случае положительного решения уполномоченный орган присваивает уникальному документу регистрационный номер по Государственному реестру, включает информацию о нем в базу данных и оформляет 1 экземпляр Свидетельства о регистрации уникального документа в Государственном реестре (приложение к настоящему Регламенту).
Регистрационный номер проставляется на обоих экземплярах листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде.
23. Первые экземпляры листов учета и описания, документы к ним хранятся в уполномоченном органе постоянно единым комплексом в валовой последовательности номеров уникальных документов, включенных в Государственный реестр.
24. Вторые экземпляры листов учета и описания, документы к ним, свидетельства о регистрации уникальных документов в Государстве ином реестре передаются организации – юридическому, физическому лицу, во владении, оперативном управлении которых находятся уникальные документы.
25. В случае отрицательного решения о включении документов в Государственный реестр первые экземпляры представленных материалов возвращаются по принадлежности.
Глава 6. Внесение изменений в Государственный реестр уникальных документов архивных фондов.
26. Сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа, а также информация о других изменениях, происшедших с уникальным документом (смена владельца, проведение реставрации, организация экспонирования, публикация, создание страхового фонда, фонда пользования и т.д.) вносятся в листы учета и описания и в базу данных.
Указанные сведения вносятся на основании актов, которые составляются в произвольной форме, подписываются и представляются в уполномоченный орган ежегодно к 1 сентября в одном экземпляре владельцами или организациями, в оперативном управлении или пользовании которых находятся уникальные документы.
27. После внесения изменений в лист учета и описания уникального документа, базу данных акты формируются в дело и хранятся постоянно.
Глава 7. Обеспечение сохранности и страхование уникальных документов.
29. Юридические, физические лица, во владении, оперативном управлении которых находятся уникальные документы, обязаны создать условия для их сохранности.
30. При необходимости уникальные документы подлежат безотлагательной реставрации, ремонту или консервации в порядке, установленном специально уполномоченным исполнительным органом (далее – специально уполномоченный орган).
31. На уникальные документы, внесенные и Государственный реестр, независимо от владения и места хранения, создаются страховые копии: страховой фонд (негатив) и фонд пользования (позитив).
32. При отсутствии технических средств юридические и физические лица, у которых хранятся уникальные документы, предоставляют их государственным архивам для изготовления страхового фонда и фонда пользования.
33. Страховой фонд и фонд пользования остаются на хранении в соответствующем государственном архиве.
34. Использование указанных копий осуществляется только с разрешения владельца документа или их законного представителя.
35. Описание и хранение страхового фонда и фонда пользования на уникальные документы осуществляется в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным органом.
36. В государственных архивах оригиналы уникальных документов, на которые уже создан фонд пользования, запрещается выдавать в читальные залы, экспонировать на выставках, а также копировать без получения особого разрешения.
В виде исключения владелец уникального документа может дать разрешение ознакомиться с оригиналом уникального документа для проведения специального источниковедческого исследования, требующего изучения материала – носителя информации, его внешних признаков и т.п.
37. Уникальные документы подлежат обязательному страхованию при организации экспонирования за рубежом.
Глава 8. Пользование информацией Государственного реестра уникальных документов архивных фондов.
38. Информация об уникальных документах архивных фондов, включенных в Государственных реестр, является общедоступной, за исключением сведений о владельцах уникальных документов, доступ к которым осуществляется с согласия владельцев.
39. Уполномоченный орган обеспечивает выполнение соответствующих запросов физических и юридических лиц на основе сведений, внесенных в базу данных.
40. Порядок оплаты услуг по исполнению запросов устанавливается специально уполномоченным органом.
Утверждено Председателем всемирного верховного совета-совета безопасности
*******
Приложение № 1 к Регламенту Государственного реестра уникальных документов архивных фондов.
СВИДЕТЕЛЬСТВО
о регистрации в Государственном реестре уникальных документов архивных фондов
Выдано
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(наименование юридического лица;
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество владельца)
Документ
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
(название документа (единицы хранения, единицы учета), дата (крайние даты),
инвентарный номер (номера), архивный шифр (шифры);
________________________________________________________________
________________________________________________________________
включен в Государственный реестр уникальных документов архивных фондов
Регистрационный номер ______________________________________________
На основании решения ЭПК комиссии по делам архивов
от «___» __________20__ г. № протокола заседания __________________________
(дата)
Руководитель уполномоченного органа _______________________________
(подпись)
________________________________________________________________
(инициалы, фамилия)
М.П.
«___« ___________20__ г.
(дата)
Приложение № 2 Форма Государственный реестр уникальных документов архивных фондов.
|
N |
Название документа |
Дата |
Аннотация документа |
Владелец |
Место |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|